Der Einstieg in den Wareneingang erfolgt über die Bestellnummer (per Barcode-Scan, OCR-Erfassung oder manueller Eingabe). Aus SAP werden die Kopfdaten ermittelt und ggf. zur Vervollständigung oder Korrektur zur Eingabe angeboten (z.B. externe Lieferscheinnummer, Belegdatum).

Anschließend wird die Liste der offenen Positionen zur Bestellung ermittelt und die wesentlichen Informationen übersichtlich dargestellt (z.B. Positionsnr., Materialnr., Materialbezeichnung, offene Menge). Mittels Barcode-Scan oder manueller Auswahl (z.B. Touch-Screen) wird die Position in einer eigenen Ansicht mit den relevanten Detaildaten dargestellt (z.B. Lieferant, bestellte Menge). Verbucht werden kann eine Position, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind (z.B. gelieferte Menge, Charge, MHD, Seriennummern). Zusätzlich zur SAP-Validierung kann bereits App-seitig eine Validierung der Eingabedaten erfolgen (z.B. Mehr-/Mindermengen erlaubt/verboten), um die Erfassung reibungsloser und komfortabler zu machen.

Für die Stornierung eines Wareneingangs ist der entsprechende Materialbeleg zu erfassen (per Barcode-Scan, OCR-Erfassung oder manueller Eingabe) oder über geeignete Filterkriterien zu ermitteln (z.B. Material, Buchungsdatum, Lieferant, Nummer des Referenzbelegs). Zum ausgewählten Materialbeleg werden alle Positionen mit den relevanten Detailinformationen angezeigt.

Wahlweise können einzelne Positionen oder der komplette Materialbeleg im SAP-System als Stornierung verbucht werden.

Papierlieferscheine von Lieferanten enthalten oft z.B. die Bestellnummer als Barcode. Häufig ist diese jedoch nur als Ziffernfolge dargestellt.

Um in solchen Situationen das manuelle „Abtippen“ in der App zu vermeiden, bietet Ontego die Möglichkeit der automatischen Texterkennung (OCR). Dabei wird die integrierte Kamera des Mobilgeräts genutzt und wie ein Barcode-Scanner verwendet. Die Kamera wird ruhig über z.B. die Bestellnummer auf dem Papier gehalten und Ontego kann den Text in ein Ziffernfolge umwandeln. Besondere Text- bzw. Zahlen-Formate können dabei berücksichtigt werden, so dass bspw. nicht versehentlich ein Datum oder eine Telefonnummer erfasst wird. Das reduziert Fehler und erleichtert die Nutzung.

Bei Lagerplatz-geführten Systemen erzeugen die verbuchten Positionen in SAP automatisch Transportbedarfe oder Transportaufträge. Das verbuchte Material kann anschließend über die mobile Lösung direkt eingelagert werden, entweder über separate Prozesse zur „Einlagerung“ oder als Variation direkt mit der WE-Buchung.

Bei Kombination der Einlagerung direkt mit dem Wareneingang erfolgt die Einlagerung positionsweise. Nach Erfassung der Positionsdetails kann unmittelbar der passende Lagerplatz ermittelt und vorgeschlagen werden. Quittiert wird die Einlagerung mit der Bestätigung vom Nach-Lagerplatz (z.B. per Barcode-Scan oder manueller Erfassung).

Ausgehend von den in SAP hinterlegten Packvorschriften werden die Handling Units bzw. Lagereinheiten automatisch erzeugt.

Alternativ können die tatsächlichen Verpackungseinheiten inkl. der jeweiligen Menge über eine Palettierungsfunktion bestimmt werden. Darüber kann eine von der Lieferung abweichende Palettierung (Konsolidierung) erfasst werden, um den individuellen Anforderungen gerecht zu werden. Daraus abgeleitet werden die Handling Units bzw. Lagereinheiten im SAP erstellt.