Mobile SAP-Lagerverwaltung bei SycoTec: Wie Barcode-Scanning papierhafte Prozesse ablöst

Wer im Hochregallager auf Papier setzt, kennt den Ablauf: Transportauftrag drucken, mit dem DIN-A4-Blatt zum Lagerplatz laufen, Material entnehmen, zurück zum PC, jede Materialnummer manuell in SAP eintippen und buchen. Bei SycoTec war dieser Weg laut Dennis Müller, Business Applications im Unternehmen, und Max Ewae, CIO, lang – im Wortsinn. Der zuständige PC befand sich rund 15 Meter vom eigentlichen Geschehen entfernt.

Heute läuft der Prozess deutlich optimierter. Der SAP WM Transportauftrag kommt weiterhin als Ausdruck aus dem Drucker – aber er trägt jetzt Barcodes. Für den Lageristen heißt das: Lagerplatz-Barcode scannen, Buchung erfolgt automatisch. Nächste Position. Was früher mehrere Wege zwischen Regal und PC erforderte, ist heute mit einem einzigen Scan pro Lagerplatz erledigt: Scan & Collect statt Zettelwirtschaft.

Die technische Basis dafür: Zebra-Handhelds mit der Ontego-Scanner-App, angebunden über SAP-Webservices direkt an das SAP-WM-System. Eine Middleware wie früher in solchen Szenarien üblich braucht SycoTec nicht. Buchungen fließen in Echtzeit zurück ins System – direkt und ohne Medienbruch.

Der eigentliche Projektkern – die App-Einführung selbst – war nach Aussage von Dennis Müller überraschend unkompliziert. Technisch lag der Aufwand in der SAP-Webservice-Integration, bei der der zuständige Projektleiter von commsult direkten Zugriff auf das SycoTec-Entwicklungssystem erhielt und die Konfiguration weitgehend eigenständig vornahm.

Was dagegen wirklich Zeit kostete: die physische Barcode-Infrastruktur.

• 7.000 Lagerplätze mussten mit Barcode-Etiketten versehen werden
• Im Hochregallager hieß das praktisch: zwei Wochen tägliche Begehung, nachmittags, mit der Lageristin
• Dabei tauchten Datenpflege-Lücken auf: Lagerplätze, die im SAP angelegt, physisch aber nicht auffindbar waren
• Barcodes auf den Transportauftragsformularen erforderten SAP-seitige Formularanpassungen – die wiederum unerwartete Folgeaufwände erzeugten

Sein Rat an andere Logistikverantwortliche: Genug Zeit für alles einplanen, was nicht digital ist. Barcode-Etiketten, Formularanpassungen und Stammdatenpflege werden regelmäßig unterschätzt – und können ein gut geplantes MDE-Projekt empfindlich verzögern.

SycoTec führt keine Stichtagsinventur durch, sondern zählt das ganze Jahr über permanent. Das macht den Nutzen der mobilen Inventur besonders greifbar.

Vor der Scanner-Lösung lief der Prozess so: Inventurbeleg anlegen, Ausdruck mitnehmen, Materialien suchen, Mengen per Hand notieren – halb leserlich, wie Müller selbst sagt – zurück zum Büro, alles abtippen, verbuchen. Suchaufwände entstanden, wenn Materialien nicht am vermuteten Lagerplatz lagen.

Heute genügt ein Scan. Die Lageristen nehmen den Inventurausdruck mit (jetzt mit Barcode), scannen den Inventurbeleg am Lagerplatz ein, geben die Menge direkt im Zebra-Handheld ein – oder bestätigen per Taste eine Nullmenge – und das Ergebnis ist sofort in SAP verbucht. Kein nachgelagertes Abtippen, kein separater Büroaufwand. Die direkte digitale Quittierung im ERP senkt dabei gleichzeitig die Fehlerquoten, die früher durch manuelles Übertragen handschriftlicher Notizen entstanden.

Besonders relevant: die Revisionsfrage. In der papierhaften Welt dokumentierte eine handschriftliche Unterschrift, wer gezählt hatte. Heute übernimmt das der SAP-Login.

Die mobile Inventurlösung erfüllt das 4-Augen-Prinzip auf digitalem Weg – ein Aspekt, der in der Praxis häufig unterschätzt wird und den wir hier ausführlich beleuchten.

Die Technik funktionierte. Was anfangs jedoch nicht überall reibungslos lief, war die Akzeptanz – und diese variierte je nach Bereich.

In einem Teil der Organisation wurde die Einführung durch engagierte Key User eng begleitet. Das Projekt wurde frühzeitig kommuniziert und die Mitarbeitenden aktiv durch die Umstellung geführt. In anderen Bereichen zeigte sich ein anderes Bild: Dort lag die Verantwortung für die Prozesse bei Personen, deren täglicher Fokus nicht primär auf den entsprechenden Abläufen lag. Der konkrete Nutzen der eingesetzten Lösung war ihnen daher zunächst weniger präsent.

Eine prägnante Situation aus dem Projekt verdeutlicht diese Herausforderung: In einer Demonstration sollte dem Projektteam gezeigt werden, warum die neue Lösung als umständlich empfunden wurde. Dabei wurde ein zusätzlicher Mitarbeitender eingebunden – ein Vorgehen, das nicht dem vorgesehenen Nutzungsszenario entsprach und folglich zwei anstelle von einem Mitarbeitenden für die Aufgabe einbezogen wurden.

Die daraus gewonnene Erkenntnis: Die wahrgenommene Komplexität lag nicht in der Lösung selbst, sondern in der Haltung gegenüber der Veränderung. Oder anders formuliert: „Umständlich“ bedeutete in diesem Fall eher „ungewohnt“ als tatsächlich ineffizient.

Nach der abgeschlossenen Einführung und einer gezielten Begleitung auf allen Ebenen zeigt sich heute ein anderes Bild: Auch anfängliche Skepsis ist weitgehend gewichen, und die Lösung wird inzwischen überwiegend positiv bewertet.

Das zentrale Learning daraus: Bei der Einführung solcher Systeme ist die frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden entscheidend – idealerweise bereits vor der eigentlichen Projektentscheidung.

Die technische Anbindung von Ontego an SAP erfolgte bei SycoTec über Webservices – ein bewährtes Verfahren für die direkte Kopplung mobiler Anwendungen mit dem SAP-Backend. Dennis Müller, der die Integration auf SAP-Seite begleitete, beschreibt die Performance als problemlos: keine spürbaren Latenzen, keine Ausfälle, stabile Buchungen in Echtzeit.

Laut Müller ist die Frage, ob künftig SAP BTP als zentraler Integrations-Knotenpunkt hinzukommt, eine strategische und etwas philosophische Entscheidung – aktuell läuft das System zuverlässig über die direkte Webservice-Anbindung.

Für künftige Ausbauoptionen denkt SycoTec über die mobile Unterstützung des Wareneingangs nach. Auch ein Szenario, in dem KI-gestützte Lieferscheinerkennung die Wareneingangsbuchung automatisiert, ist im Gespräch – der Einstieg dafür wäre das Abfotografieren von Lieferscheinen direkt mit der Gerätekamera.

Die Grundlage dafür ist gelegt: Ontego läuft heute nicht nur im Hochregal, sondern auch in der Grundfertigung, an der Montagelinie und in weiteren Lagerbereichen – überall mit Zebra-Handhelds und direkter SAP-Buchung, wie sie dieser Leitfaden für mobile SAP Apps grundlegend beschreibt.

SycoTec hat mit der Einführung von Ontego einen klaren Schritt von papierhafter zu digitaler Lagerarbeit vollzogen. Auslagerungen über Transportaufträge, permanente Inventur, Buchungen in mehreren Lagerbereichen – alles läuft heute direkt über SAP, direkt am Lagerplatz, ohne Umweg über Drucker und PC.

Die Investition war überschaubar: rund 10.000 Euro einmalig inklusive Hardware, rund 6.000 Euro laufende Kosten jährlich. Dem gegenüber steht eine jährliche Einsparung der Prozesskosten im fünfstelligen Bereich – berechnet auf Basis einer internen Zeitstudie im Hochregallager, die Laufwege und Buchungszeiten pro Transportauftrag gemessen und auf das Jahresvolumen hochgerechnet hat. Weitere Lagerbereiche sind in dieser Rechnung noch nicht enthalten.

Was bleibt, ist ein stabiles Fundament: eine mobile SAP-Lösung, die im Alltag funktioniert, von den Mitarbeitern akzeptiert wird und Raum lässt für die nächste Ausbaustufe – ob Wareneingang, KI-gestützte Lieferscheinerfassung oder weitere Prozessautomatisierung.