Wenn Sie sich für Möbel von Wilkhahn entscheiden, kaufen Sie nicht einfach nur einen Stuhl – Sie verwirklichen eine eigene Vision für Ihr Büro. Hinter diesem Design steckt ein hochmoderner, funktionaler Produktionsprozess, der von Ontego Mobility for SAP unterstützt wird.
Jeder Stuhl und jeder Arbeitsplatz aus einem Wilkhahn-Werk durchläuft eine abgestimmte Produktions- und Logistikkette: Rückmeldung auf dem Shopfloor, Qualitätsprüfung, Einlagerung und Verpackung für den Versand. Genau diese Kette durchgängig korrekt zu halten, war die Herausforderung, die Wilkhahn mit mobiler Datenerfassung lösen wollte.
Der Ausgangspunkt: papierbasierte Prozesse
Bevor mobile Geräte auf dem Shopfloor zum Einsatz kamen, lief die Produktions- und Zeiterfassung bei Wilkhahn auf Papier. Arbeits- und Pausenzeiten, Rückmeldungen zu Fertigungsaufträgen und Qualitätsfreigaben wurden manuell erfasst und erst später in SAP übertragen – ein Verfahren, das die Aktualität der Daten einschränkte und die Mitarbeitenden zusätzlich belastete, deren eigentliche Aufgabe die Möbelfertigung war, nicht das Ausfüllen von Formularen.
Wilkhahns Ziel war von Anfang an, diese papierbasierten Prozesse durch mobile, direkt mit SAP verbundene Datenerfassung zu ersetzen – mit präziser Erfassung von Arbeits- und Pausenzeiten für jedes Teammitglied in Produktion und Versand sowie mit Echtzeit-Transparenz über Fertigungsaufträge statt eines verzögerten Papierprozesses.
Umsetzung: Schritt für Schritt
Die Einführung bei Wilkhahn folgte einem bewusst gestuften Vorgehen statt einer einmaligen Komplettumstellung:
- Grundlagenphase: Zeit- und Pausenerfassung, Echtzeit-Rückmeldung von Fertigungsaufträgen und Qualitätsprüfungsprotokolle für Mitarbeitende in Produktion und Versand – als direkter Ersatz des oben beschriebenen Papierprozesses
- Lagerphase: Lagerplatzzuweisung mithilfe der vorkonfigurierten Lagerlogistik-Vorlagen von Ontego sowie direkter Etikettendruck für Kisten und Kartonverpackungen – ein Feature, das die Mitarbeitenden besonders hervorhoben, weil es ihren Arbeitsalltag spürbar erleichterte
- Plattformmigration: Überführung der ursprünglichen Windows-Mobile-Lösung auf Android, wobei jeder zuvor mobilisierte Prozess vollständig übernommen wurde, ohne von vorne anfangen zu müssen
- SAP-Warehouse-Management-Phase: Erweiterung der mobilen Lösung um vollständige SAP-WM-geführte Prozesse – Wareneingang, Einlagerung, Ad-hoc-Umbuchungen, Bestandsabfragen, Transportauftragsabfragen und Inventurzählungen
Scannen statt Papierkram: der neue Arbeitsalltag
Auf dem Shopfloor bestätigen die Mitarbeitenden Fertigungsaufträge und erfassen Arbeits- sowie Pausenzeiten direkt auf Android-Handhelds, wobei die Daten unmittelbar in SAP einfließen. Qualitätsprüfungen werden dabei direkt im Prozess dokumentiert, statt als separater Schritt im Nachgang.
Im Lager erfasst der Wareneingang die Palettierungsdaten heute direkt gegen die Bestellung. Die Einlagerung erfolgt gegen SAP-Queues und vorbereitete Transportauftragspositionen, und Ad-hoc-Umlagerungen zwischen Lagerplätzen – einschließlich Kanban-gesteuerter Nachschubprozesse – werden über dasselbe Gerät abgewickelt. Über Bestands- und Transportauftragsabfragen gelangen Mitarbeitende durch das Scannen eines Etiketts direkt in die passende Bestätigungsmaske, und Inventurzählungen erfolgen nach festem Zeitplan auf Lagerplatzebene.
Der Etikettendruck für Kisten und Kartonverpackungen – eines der zuerst eingeführten Features – ist bis heute bei den Mitarbeitenden besonders beliebt, da er einen zusätzlichen Arbeitsschritt aus dem Verpackungsprozess entfernt hat.
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Ergebnisse
- Papierbasierte Zeit-, Produktions- und Qualitätsrückmeldung durch Echtzeit-Datenerfassung mit direkter SAP-Anbindung ersetzt
- Erweiterung von Zeiterfassung und Auftragsrückmeldung auf vollständige SAP-Warehouse-Management-geführte Prozesse – Wareneingang, Einlagerung, Umbuchungen, Bestandsabfragen, Transportauftragsabfragen und Inventurzählungen – innerhalb einer geplanten Implementierungszeit von 16–18 Wochen
- Migration der gesamten Lösung von Windows Mobile auf Android, ohne dass ein einziger zuvor mobilisierter Prozess verloren ging
- Aufbau auf einer erweiterbaren Plattform – neue Standorte, Prozesse und Nutzerzahlen lassen sich ergänzen, ohne die zugrunde liegende SAP-Integration neu aufzubauen
Die Akzeptanz im Team gewinnen: der Schlüssel zum Erfolg
Der Einsatz mobiler Geräte auf dem Shopfloor ist kein neues Konzept, erfordert aber immer eine Umstellung gewohnter Abläufe. Wilkhahn setzte dabei auf einen partizipativen Ansatz und führte zunächst die Features ein, die den Arbeitsalltag der Kolleginnen und Kollegen spürbar erleichterten. Die neu gewonnene Transparenz bei der Zeiterfassung sorgte für eine präzisere Lohnabrechnung und faire, erreichbare Ziele für alle. Von Anfang an war die Ontego-Oberfläche auf Geschwindigkeit und Intuitivität ausgelegt, damit der Fokus auf der eigentlichen fachlichen Arbeit bleiben konnte – nicht auf der Bedienung der Software.
Die Ontego-Mobility-Lösung ist dabei der Schlüssel – sie ist einfach gehalten und für alle intuitiv nutzbar. Am Ende ermöglicht sie es jedem Mitarbeitenden, mit SAP zu arbeiten, auch ohne es bewusst wahrzunehmen. Wilkhahns Weg zu mobilem SAP zeigt, wie ein plattformorientierter Ansatz in der Praxis aussieht: zunächst die Prozesse einführen, die für die Menschen bei der Arbeit den größten Unterschied machen, und sich anschließend gezielt in tiefere SAP-geführte Prozesse weiterentwickeln, sobald das Unternehmen dafür bereit ist.
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